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Evernote Businessを使うのを辞めた理由

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8月初めからEvernote Businessを試用していたのですが、正式導入には至らず使うのを辞めました。

 

Evernote Businessとは?

Evernote Businessはその名の通りビジネスユーザー向けのEvernoteで、個人用のEvernoteにはないスペースという機能や強力な共有機能があります。

費用は1ユーザー 1,100円/月と高めですが、年間プランには個人用のEvernoteプレミアムも含まれるので、それを考えるとそう高くもないのかと思います。

 

個人用のEvernoteとEvernote Businessはまったくの別契約で、Evernote Businessは新たに契約するのですが、30日の無料トライアルがあり、その期間内に利用を終了すれば課金されることはありません。

 

Evernote Businessを試したかった理由

最大の理由は 顧客データをEvernoteで一元管理できないか? と考えたことです。

現在はOneDrive for Businessでフォルダを作って管理しているのですが、必要な時に必要なファイルをさっと開くということはしにくく、出先で利用するものもあるので、もっとスムーズに利用できるような環境ができないかと模索していました。

Evernote Businessにはスペースという機能が追加され、よく使うファイルを固定表示できるのでいいのでは? と思いました。
顧客単位でスペースをつくり、よく使うファイルを表示させておけば便利かと・・・。

 

また、Evernote Businessを導入することで、個人のデータと仕事のデータを明確に分けることができるので、情報が整理できて使い勝手が向上するのではいか、という予想もありました。

 

Evernote Businessを使うのを辞めた理由

実際に使ってみた結果・・・。

1顧客1ノートブックだとスペースは不要

顧客データは1ノートブックに置くというスタイルでやってみたのですが、この場合データの量にもよりますが、わざわざスペースを用意する必要はなかったです。
スペースは大きなプロジェクト等で複数のノートブックをまとめて効率よく使う際のツールなのだな・・・と感じました。

ウチの場合、顧客データはそう多くないので複数のノートブックを作るほどではないですし、管理面でもむやみにノートブックを増やしたくないという気持ちもあります。

 

アカウントの切替が意外に面倒

アプリを使えばBusinessと個人のアカウントは簡単に切り替えられるのですが、いざ使ってみるとこれが意外に面倒でした。

会社員の方のように仕事とプライベートをきっちり分けることができればいいのですが、@penchiはフリーランスなので完全に分けることができないのが現実です。
そのため、頻繁に切り替える必要があり、これが面倒に感じてしまいました。

ScanSnapで書類を取り込む際も、今開いているアカウントの既定のノートブックに入るため、Businessに入れたかった書類データが個人用のアカウントを開いていたためそこに入ってしまうなんてことも多々あり、ストレスを感じてしまいました。

 

共有機能はまったく使わない

Evernote Businessの魅力である共有機能ですが、一人仕事のフリーランスには無用の長物でした。(汗)

チームで運用すればとても便利なのでしょうが、残念ながらそのような環境ではないので、機能を活用するチャンスがありません。

 

データはOneDrive for Businessにも置いておきたい

顧客データ等はEvernoteに置く必要のないものもあり、EvernoteとOneDrive for Businessの2箇所で管理することになってしまいます。
データは一元管理が理想ですし、バックアップのことも考えて、OneDriveをメインでで使いたい・・・ここでジレンマですね。

GoogleドライブだとEvernoteにもスムーズに貼り付けられますが、OneDriveとの連携はなし・・・。

 

個人アカウントのノートブックを整理して一元管理するのが向いていた

そんなわけで、トライアル期間中に、個人アカウントのみの環境を再構築。
ノートブックを整理し、スタックを活用しつつ顧客用ノートブックも作成しました。

データの扱いに関しては、Googleドライブのようにスムーズではありませんが、OneDriveのウェブ上にあるファイルのURLをノートに貼り付けることで、OneDriveにあるデータをそのまま扱えるようにしました。 ※OfficeファイルはOfficeオンラインで開きます。

 

実際に使ってみて「Evernote Businessはチームで運用するためのツールだな」ということを実感しました。

個人で使うには個人のプレミアムアカウントで使うのが向いていると思います。

※Evernote Businessはサポート体制がしっかりしていて、メールも来ますし、先日はお電話もいただきました。このサポート体制は心強いですね。

 

そんなわけで、Evernote Businessを試用してみた感想でした。

 

  • この記事を書いた人

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@penchi デジタルガジェットとアナログな文具を好むハイブリッドなヤツ。フリーランスのパソコン屋兼ウェブ屋。シンプルでキレイなデザインやプロダクトが好きです。 >>> プロフィール詳細

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