半年近く前にGmailに溜まったメールを整理しまして、その際に感じたことをもとにメールの扱い方法を見直してみました。
Gmailはたまったメールの削除がしにくい
Gmailは無料アカウントでも15GBの容量がありますが、実はこれ、Googleドライブ等各種Googleサービス共通の容量なわけで、例えばGoogleフォトで高品位の写真をがんがんアップしたり（1600万画素以下は対象にならない）、Googleドライブをフル活用すると、Gmailで使える容量は減ります。
まぁ、メールのアーカイブなんていうものは、とりあえず取っておくけど取ってあってもまったく読まない、使わないメールの宝庫ですので、ある程度の期間をおいたら削除したいんです。
しかし大量に溜まったメールから、本当に残しておきたいものだけを除いて削除するってことは、実際にやってみると案外むずかしい。
Gmailには強力なフィルター機能がありますが、それでもなかなかうまい組み合わせが見つからず、効率よく削除することができませんでした。
最初から溜めなければいい
苦心惨憺、溜まったメールを消しながら「溜めてるから削除するのが大変になるんだから、最初から溜めなければいいんじゃね？」と思い、溜めないメール運用を考えました。
読んだメールは基本的に削除で
これまでは読んだメールの中でもこれはとりあえず取っておくということで削除せずアーカイブしていましたが、取っておいても必要になることは滅多にありません。
そこで、読んだメールは基本的に削除の方向で処理するようにしました。
※あらかじめフィルターでタグを付けているメールは除く
本当に取っておきたいメールはEvernoteへ送る
@penchiのメール運用の一番のポイントはここ！
契約内容のあるメールや支払い証明になるメールなど、本当に取っておきたいメールはEvernoteのメール送信機能を使って、Evernoteに送り保存しています。
Gmailから出してしまえばGmail側は気兼ねなく削除できますし、Evernoteではノートブックを活用して効率よく保存できます。
スターの活用
Evernoteに送るまでもないけど、ここ数ヶ月は取っておきたいというものは、スターを付けます。
スターの有無はフィルターで活用できるので、取りあえずの目印として活用しています。
フィルターを利用したラベル付け
取引先からのメールはフィルターを使って自動的にラベルを付けています。
そしてそのラベルを使って、半年単位で ラベル＋＊＊＊＊年＊＊月＊＊日以前 というフィルターで抽出し、それを一気に削除します。
メールは溜めるべきではない
@penchiは、メールは溜めるべきではない と思っています。
Gmailはウェブメールなのでまだいいのですが、Outlook等のメールソフトでPOP受信したものが数万通というレベルで保存されていると、パソコンの修理や買替でメールソフトのデータを移行する際に大変なことになります。
データが大き過ぎて移行時にトラブルが起きるという例もあります。
そしてその要因を作っているのは、多分二度と見ないであろうメールたち。
だったら最初からそのメールない方がいいよね・・・ということで、メールは溜めない事が上手な運用方法かと。
そんなことを思いながらメールを扱っているのでした。
投稿者プロフィール
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@penchi
デジタルガジェットとアナログな文具を好むハイブリッドなヤツ。フリーランスのパソコン屋兼ウェブ屋。シンプルでキレイなデザインやプロダクトが好きです。
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