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最近のメールの扱い方法

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半年近く前にGmailに溜まったメールを整理しまして、その際に感じたことをもとにメールの扱い方法を見直してみました。

 

Gmailはたまったメールの削除がしにくい

Gmailは無料アカウントでも15GBの容量がありますが、実はこれ、Googleドライブ等各種Googleサービス共通の容量なわけで、例えばGoogleフォトで高品位の写真をがんがんアップしたり(1600万画素以下は対象にならない)、Googleドライブをフル活用すると、Gmailで使える容量は減ります。

まぁ、メールのアーカイブなんていうものは、とりあえず取っておくけど取ってあってもまったく読まない、使わないメールの宝庫ですので、ある程度の期間をおいたら削除したいんです。

しかし大量に溜まったメールから、本当に残しておきたいものだけを除いて削除するってことは、実際にやってみると案外むずかしい。

Gmailには強力なフィルター機能がありますが、それでもなかなかうまい組み合わせが見つからず、効率よく削除することができませんでした。

 

最初から溜めなければいい

苦心惨憺、溜まったメールを消しながら「溜めてるから削除するのが大変になるんだから、最初から溜めなければいいんじゃね?」と思い、溜めないメール運用を考えました。

 

読んだメールは基本的に削除で

これまでは読んだメールの中でもこれはとりあえず取っておくということで削除せずアーカイブしていましたが、取っておいても必要になることは滅多にありません。

そこで、読んだメールは基本的に削除の方向で処理するようにしました。

※あらかじめフィルターでタグを付けているメールは除く

 

本当に取っておきたいメールはEvernoteへ送る

@penchiのメール運用の一番のポイントはここ!

契約内容のあるメールや支払い証明になるメールなど、本当に取っておきたいメールはEvernoteのメール送信機能を使って、Evernoteに送り保存しています。

Gmailから出してしまえばGmail側は気兼ねなく削除できますし、Evernoteではノートブックを活用して効率よく保存できます。

 

スターの活用

Evernoteに送るまでもないけど、ここ数ヶ月は取っておきたいというものは、スターを付けます。

スターの有無はフィルターで活用できるので、取りあえずの目印として活用しています。

 

フィルターを利用したラベル付け

取引先からのメールはフィルターを使って自動的にラベルを付けています。
そしてそのラベルを使って、半年単位で ラベル+****年**月**日以前 というフィルターで抽出し、それを一気に削除します。

 

メールは溜めるべきではない

@penchiは、メールは溜めるべきではない と思っています。

Gmailはウェブメールなのでまだいいのですが、Outlook等のメールソフトでPOP受信したものが数万通というレベルで保存されていると、パソコンの修理や買替でメールソフトのデータを移行する際に大変なことになります。

データが大き過ぎて移行時にトラブルが起きるという例もあります。
そしてその要因を作っているのは、多分二度と見ないであろうメールたち。

だったら最初からそのメールない方がいいよね・・・ということで、メールは溜めない事が上手な運用方法かと。

 

そんなことを思いながらメールを扱っているのでした。

 

 

  • この記事を書いた人

@penchi

@penchi デジタルガジェットとアナログな文具を好むハイブリッドなヤツ。フリーランスのパソコン屋兼ウェブ屋。シンプルでキレイなデザインやプロダクトが好きです。 >>> プロフィール詳細

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