Google Workspace を導入設定編

Google Workspaceを導入したので、その設定や活用法をまとめてみます。
まずは導入に際しての設定から。

Google Workspaceとは？

Google Workspaceは独自ドメインで利用するビジネス向けGoogleサービス・・・といったところでしょうか？
サービスの内容によっていくつかのプランが用意されています。

Google Workspace | ビジネスアプリとコラボレーションツール

コラボレーションの効率化や生産性の向上に役立つ Google Workspace（旧 G Suite）のアプリをお試しください。あらゆる規模のビジネスで、安全にご利用いただけます。Gmail、ドライブ、Meet などが含まれています。

workspace.google.co.jp

似たようなものでGoogle Workspace Individualというサービスもありますが、これは個人向け有料Googleサービスで独自ドメインは設定できずサービス内容にも違いがあります。

仕事用の生産性向上ツール | Google Workspace Individual

人用の安全な生産性向上ツール Google Workspace Individual をお試しください。日常業務にかかる時間を短縮できます。

workspace.google.co.jp

いずれのサービスもサポートは手厚くなりますし、安心・安全・安定した環境で利用できるので、有料プランを契約する価値はあります。
特にビジネス用途では電子帳簿保存法の施行に伴い、取引に関するメールは一定期間保存する義務が生じるため、無料アカウントの利用は推奨されておらず、その点でも有料のプランを使いたいところです。

ドメインの準備

Google Workspaceは独自ドメインで使うため、独自ドメインは必須です。
設定中に新たにドメインを契約して利用することもできますが、既存のドメインを利用することもできます。

今回はMicrosoft 365に設定しているドメインをGoogle Workspaceに移行して設定する、というちょっとややこしいことをしました。
そのため、まずしたことは下記のことです。

Microsoft 365の管理ページで、ユーザーのドメインを初期値の onmicrosoft.comドメインのメールアドレスに変更する
Microsoft 365のプライマリドメインを独自ドメインから初期値の onmicrosoft.comドメインに変更する
Microsoft 365から独自ドメインを削除する
ドメインのDNS設定からMicrosoft 365の設定を削除する（今回はムームードメインのムームーDNSを使っています）

これで準備完了。
Microsoft 365で扱っていたメールは削除されることはないので、必要であればGoogle Workspace設定後にメールデータを移行することもできます。（今回は上記作業前にバックアップしておきました。）

Google Workspaceの申し込みと設定

Google Workspaceには14日間の試用期間があるので、申込時はクレジットカードの登録も不要でサクサクと手続きができます。
下記のページから使いたいプランを選んで申し込みをします。（途中でプラン変更も可能です。）

Google Workspace（旧称 G Suite）: お支払いプラン

Google Workspace のプランは、ユーザーあたり月額 {@price_monthly_business_starter} からご利用いただけます。ご希望のプランをお選びのうえ、コラボレーションの促進と生産性の向上に役立つ Google Workspace のアプリをご活用ください。

workspace.google.co.jp

DNSの設定

Google Workspaceの設定で一番やっかいなのがドメインのDNS設定です。
手続き中に設定すべき値が表示されるので、それをドメインのDNS設定に記入していくのですが、慣れない作業なので戸惑う方も多いですね。

今回はムームードメインのムームーDNSで設定したのですが、参考までにその値を掲載します。

No	種別	内容	優先度
1	MX	ASPMX.L.GOOGLE.COM	1
2	MX	ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM	5
3	MX	ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM	5
4	MX	ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM	10
5	MX	ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM	10
6	TXT	v=spf1 include:_spf.google.com ~all
7	MX	***************.mx-verification.google.com

1から5がGoogle WorkspaceのDNS設定です。

6のTXTの項目はSPFレコードで、なりすまし防止のための設定です。
以前は設定の必要がなかったのですが、最近は設定することが推奨されています。

SPF レコードを定義する: 基本設定 - Google Workspace 管理者ヘルプ

なりすましとフィッシングへの保護対策を行い、メールが迷惑メールに分類されないようにするこの記事の対象者この記事は、SPF やメール

support.google.com

7の内容の******の部分は個別の値なり、Google Workspaceの設定中に表示されるので、その値を入力します。

ドメイン事業者によっては .COM の後にピリオド . が必要な場合がありますが、ムームードメインは末尾のピリオドは不要です。

また、今回はメールはGoogle Workspace、ウェブサイトはレンタルサーバーという使い分けをするので下記の設定も追加しています。

No	サブドメイン	種別	内容	優先度
8		A	レンタルサーバーのIPアドレス
9	www	A	レンタルサーバーのIPアドレス

レンタルサーバーのIPアドレスは、レンタルサーバーの管理画面で確認できるので、その値を入力します。

以上でDNSの設定は完了です。

DNSの設定ができたらGmailを有効にする手続きをして反映されるまで待ちます。
完全に反映されるには48時間程度かかると言われていますが、1,2時間でメールが届くようになっていました。

カスタムURLの設定

Google Workspaceにはメールやカレンダー、ドライブなどを独自ドメインのURLでアクセスできるようにするカスタムURLという設定があります。
今回はカスタムURLを使って下記のように設定しました。

アプリ	URL
Gmail	http://mail.******.*
Googleカレンダー	http://calendar.******.*
Googleドライブ	http://drive.******.*

Google Workspaceの管理コンソールからアカウント設定を開き、カスタムURLの項目でそれぞれのアプリのURLを設定します。

次にムームーDNSの設定に下記の項目を追加します。

No	サブドメイン	種別	内容
10	mail	CNAME	ghs.googlehosted.com
11	calendar	CNAME	ghs.googlehosted.com
12	drive	CNAME	ghs.googlehosted.com

これもDNSの設定なので、反映されるまでは少し時間がかかりますので、焦らずに待ちましょう。

OutlookのデータをGoogle Workspaceに移行する

今回はMicrosoft 365のメール（Exchange Server）をOutlookで使っていたので、Outlookアプリでデータをバックアップし、そのデータをGoogle WorkspaceのGmailにインポートしました。

Outlook から Google Workspace に移行する - Google Workspace 管理者ヘルプ

組織のメール、カレンダー、連絡先などのデータを Microsoft Outlook から Google Workspace の Gmail に読み込む方法をご紹介します。始める前にGoogle Workspa

support.google.com

Windows PCでGMMOアプリをダウンロードし、インストール。
起動してOutlookのバックアップデータを指定してインポートする、という作業です。

Download Google Workspace Migration for Microsoft® Outlook® - Google

Download and install the GWMMO tool by Google to migrate email, contact, and calendar data from Microsoft® Outlook® profiles and PST files to Google Workspace.

tools.google.com

まとめ

Google Workspace導入のポイントはDNSの設定になります。
作業自体は難しくないのですが、一般にはあまりお目にかかることがないものなので、勝手がわからず右往左往してしまう・・・ということがありますね。
ネットに掲載されている情報は、古いものは微妙に違っていたり、ドメインの事業者によってDNSの設定画面が違うので、これまた迷ってしまったり。

今回はムームードメインのムームーDNSでの設定をまとめていますので、参考にしていただければ幸いです。