Google Workspaceを導入したので、その設定や活用法をまとめ第二弾。
実際に使う際のポイントをあげてみます。

選択したプラン

今回、Google Workspaceを導入するに際して選択したプランは、Business Standard です。
下位のBusiness Starterとの違いは下記の点。

機能Business StarterBusiness Standard
価格680円/月1,360円/月
ストレージ容量30GB2TB
ビデオ会議(Meet)100人まで150人まで
ノイズキャンセル・会議録画機能あり
カレンダー・スケジュール予約ページなしあり

ストレージ容量は30GBだといずれ不満が出るだろうな・・・と予想できますし、Meetやカレンダーの機能にも魅力を感じたので、思い切ってBusiness Standardを選びました。
ちょうど他のサブスクを解約するものがいくつかあったので、差し引き0といったところです。

Googleアカウントとの使い分け

Google Workspaceを導入すると悩ましくなるのが、既存のGoogleアカウントとGoogle Workspaceアカウントの使い分けです。
2つのGoogleアカウントを使い分ける必要が出てきます。Googleサービスは簡単にアカウントを切り替えられるので、その場その場で切り替えながら使うということもできますが、実際にやってみると結構ストレスに感じるんですよね。

そこで、ブラウザで使い分けるという方法を使っています。

ブラウザGoogleアカウントブラウザ同期
EdgeGoogle WorkspaceのアカウントMicrosoft 365アカウント
ChromeGoogleアカウントGoogleアカウント

EdgeはGoogle Workspaceをメインで使うブラウザにし、従来のGoogleアカウント(Gmail等)はChromeで使うことにしています。
ブラウザの同期機能はそれぞれ、マイクロソフトアカウントやGoogleアカウントなのでそれを利用し同期しています。
Microsoft 365はどちらのブラウザも同じアカウントでログインして問題ありません。

この方法だと、仕事で使う際はEdge、プライベート利用はChromeといったように明確に使い分けができるので快適です。
どちらのブラウザも他のアカウントでログインすることもできますが、普段はそれぞれのメインのアカウントでのみログインしている状態です。

Googleアカウントログインを設定したサービスに注意

ブラウザ単位でアカウントを使い分ける方法をとると悩ましくなるのが、Googleアカウントログインで使う設定にしていたサービスのこと。
上の例ではEdgeではGoogle Workspaceのアカウントでログインしているので、既存のGoogleアカウントでログインする設定にしているサービス、ワタシの場合ではNotionやFeedly、Canvaなどがありますが、これらはログインし直す必要が出てきます。

そこでGoogle Workspace導入を機に、それぞれのサービスをGoogleアカウントでログインする方法ではなく、メールアドレス(アカウント)とパスワードでログインする方法に変更しました。
幸い、どのサービスもGoogleアカウントからメールアドレスでのログインに変更することができたので、サクッと手続きをして今はGoogleアカウントとは無関係で使えるようになっています。

この件は、案外見落としがちなので、Google Workspace導入の際は事前にGoogleアカウントログインの設定にしているサービスを調べておいた方がいいですね。

データの移行

GoogleアカウントからGoogle Workspaceへのデータ移行は、Googleがその機能を持っているので比較的簡単に移行できます。

今回はOutlookで扱っていたメールデータをGoogle WorkspaceのGmailに移行したかったのですが、これもGoogleが移行サービスを用意しているので、スムーズに移行することができました。

Exchange Serverから直接移行することもできるようですが、今回はOutlookアプリでバックアップをしてOutlookのPSTファイルから移行する方法で行いました。※移行作業で使うGWMMEアプリはWindows PC用です。

まとめ

データの移行は覚悟していたので事前に調べていましたし、アカウントの使い分けも他のサービスで経験していたのでスムーズでしたが、Googleアカウントログインのサービスは盲点でした。
特にNotionはデータも多いし有料のプランにしているので、Googleアカウントログインから変更できなかったらとか、変更作業がうまくいかなかったら・・・と不安も大きく、無事移行できてほっとしました。

Google Workspaceを導入する際は下記の点を事前に確認してから行うのがいいですね。

  • Google WorkspaceアカウントとGoogleアカウントの使い分け方法
  • Google Workspaceへ移行したいデータの移行方法
  • Googleアカウントログインを設定しているサービスの扱い

Google Workspace自体はGmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、これまで使ってきたGoogleサービスと変わりないので、その点はスムーズに使っていくことができます。

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