Teamsを中心とした仕事の管理システムを検討中

Ec ms teams

 

TeamsというかOffice 365 Business Premiumを導入したことを機に、仕事の様々な情報やデータ等をOffice 365 Businessのサービスを利用して一元管理する方法を検討しています。

 

Teamsを起点とした管理方法を模索中

Teamsを使ってみて感じたのが、Office 365の各種サービスとの連携がしっかりとできているメリット。
PlannerやShare Point、OneNoteといったサービスをTeamsを起点に利用することができます。

SlackからMicrosoft Teamsに乗り換えました | penchi.jp

 

以前から考えていた問題点

お客様やプロジェクト単位でフォルダを作ってデータを保存する手法を使っていますが、統一した規格を決めていなかったので分散してしまうことがあったり、わかりにくくなってしまったりして効率が悪いです。

Evernoteにもノートブックを作って情報を置くこともしているのですが、ファイルで保存しているのか、Evernoteにメモしているのか、またはEvernoteにファイルを保存してるか、いないのかなど統一性がなく、同じファイルが複数あることもよくあることになってしまい、混乱しています。

タスク、情報、データを一元管理できないか、今使っているツールの中でも考えてみたのですが、上手い方法は見つからず・・・。

 

Teamsを起点とした管理方法

そんな時にSlackの代替えツールとしてTeamsを使ってみて、他のOffice 365サービスとの連携機能がしっかりしていることがわかり、Office 365を使った一元管理ができないかということを考え始めました。

Teams

Microsoft Teams

情報の起点はTeamsです。

お客様名やプロジェクト単位でチャネルを作り、サービスを利用するための起点とします。
チャネルにはメールやRSSを連携することもできるので、それらを使った情報を保存することも可能です。

 

Planner

Microsoft Planner

Plannerは日常的なタスクというよりプロジェクト的なタスク処理に向いているサービスなので、そのような使い方になるかと。
OutlookにPlannerのタスクを表示できるという機能もあるようなので、そのあたりは実際に使ってみながら・・・ですね。

 

OneNote

Microsoft OneNote

現在、EvernoteでやっていることをOneNoteに移行する方向で検討。
OneNoteもTeamsからアクセスすることが可能なので、一元管理しやすいです。
当面は仕事関連の情報のみを移行して使ってみようかと思います。

 

Share Point

Microsoft SharePoint

各種データの保存場所はShare Pointにするのが理想的・・・のようです。
実はまだShare Pointの実態を理解できていないので、実際にどんな運用ができるのか、その感覚がわかりません。
これからテスト的に運用して感覚を掴んでいくところです。

 

Outlook

Microsoft Outlook

Outlookは試用してみましたが、Gmailの扱いがイマイチ弱いのでメールソフトとしては実用的ではなさそう。
Plannerのタスクを表示したり、他のサービスとも連携がとれるので、メールもOutlookで管理する方向で考えてもいいのか?
運用について一番迷いのあるサービスです。

 

移行作業はこれから

Share Pointの試用をしてある程度理解できた時点で、情報やデータを整理しつつ移行しようと思っています。

ネットで情報をチェックしても、案外わかりやすい情報というのがないもので、実際に使って感触を掴むのが一番かと・・・。

Office 365サービスは機能が豊富ですが、複雑なのがネックだなぁ、ということを実感しています。

 

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