GTDを意識してタスク管理をするようになり、仕事や日常の生活が、これまでよりスムーズにいくようになっています。
これまでも手帳やPC等を使ってタスク管理をしていたのですが、使いこなせなかったのはなぜか？
それは、きちんとレビュー（見返すこと）をしていなかったのが原因でした。
記入・入力したことで安心してしまう
これまでは、思いついたタスクや、発生したスケジュール等を、手帳に記入、PCに入力したことで、安心してしまい、頻繁に見返すことをしませんでした。
すると、その情報は・・・
- 忘れる
- 処理しない
- 情報が古くなる
となってしまいます。
忘れるということをフィルターにする＝忘れる程度の情報はたいしたことではない
という見方もできますが、肝心なことを忘れてしまっては、何にもなりません。
レビューの効果
GTDでは、日次レビューや週次レビューといって、収集した情報を見返して整理することが欠かせません。
レビュー＝見返すことをすると・・・
- 忘れない
- 処理できる
- 情報を追加・更新・整理できる
という効果があります。
収集したタスクや情報を活かすには、レビューが欠かせないのです。
レビューのタイミング
レビューをするタイミングは人それぞれですが、@penchiの場合は、下記のタイミングでレビューをします。
朝レビュー
GTDでいう「日次レビュー」を、毎朝、目が覚めたら机に向かい実施します。
ここでは、その日にしなければならないことを中心に情報の整理をします。
INBOX（情報収集箱）として使っている Evernote、OmniFocus、Googleカレンダーと、モレスキンやロディアなどの紙ベースの情報をざっと見返し、その日にすべきことを、Toodledoとほぼ日手帳に落とし込みます。
これをしておけば、その日一日はToodledoとほぼ日手帳をチェックしながら過ごせばよくなります。
空き時間のレビュー
仕事の合間や休憩時に、チェックできるツールの見返しも行います。
これは意識的にやるというより、思いついたり発生したタスクやスケジュールの入力や整理がてら、ツールを見返すという感じの作業です。
週次レビュー
基本的に毎週日曜日の空き時間に「週次レビュー」を行います。
翌日の月曜から日曜までの一週間のタスクとスケジュールを組み立てることをメインに、各ツールの総チェックをします。
GTDでは、ここで収集といって、頭の中にあるものをみんな書き出してしまうことを推奨していますが、現在は週単位のレビューというレベルの作業になっています。
とりあえずメモ、そしてレビュー
定期的にレビューをするようになって、特に変わったのは、思いつきやアイディアなど、メモのハードルが下がったことです。
思いついたことは、とりあえずメモする・・・手近にあるメモ用紙でもいいし、iPhoneでもPCでもいいので、記録することをします。
「こんなどうでもいいこと・・・」と思ってメモをしない、ということはせず、「思いついたことはとりあえずメモしおく」くらいのゆるい意識で、サクサクとメモっておきます。
メモしたら忘れてもOK！ レビュー時に必ずチェックすることになるので、埋もれてしまうことはありません。
すべてを活用できるわけではない
メモしたものをすべてすぐ活用できるわけではありません。
似たような内容のメモは合わせることをして、内容を膨らませることもあります。
また、しばらく経ってから見返して使うこともあるので、Evernoteに「アーカイブ」ノートブックを作って、捨てずに保存しておきます。（いくら保存しておいても、場所を取らないのがEvernoteのメリットでもあります。）
ツールは決めておく
ロディアに限らず裏紙などでも紙にメモしたものは、仕事場に置くA4サイズのトレイに入れることにしています。リアルINBOXですね。
iPhoneやPCでは、メモはEvernote、タスクはOmniFocus、スケジュールはGoogleカレンダーに入力します。
ツールを決めておくことで、必ずレビューで引っかかるようにしています。
※レビューからメモ論になってしまいましたが、レビューとメモは密接な関係なので、書いてみました。
投稿者プロフィール
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@penchi
デジタルガジェットとアナログな文具を好むハイブリッドなヤツ。フリーランスのパソコン屋兼ウェブ屋。シンプルでキレイなデザインやプロダクトが好きです。
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