penchi.jp

パソコン&Web屋 @penchi のブログ

タスク管理システムは、タスクとプロジェクトは別に考えるといい

   

Taskec tasktook

この夏に、タスク管理システムを見直し、OmniFocusとToodledoを併用するスタイルで使っています。

タスク管理システムを見直して、OminiFocusとToodledoを併用することにした

できるだけシンプルに、ひとつのツールを見れば全部わかるのがいいだろう・・・と思って、あれこれやっていたのですが、使いにくい点も多く、試行錯誤の上、ツールの併用をすることにしました。

お手本にしたのは、佐々木正悟さんの著書「クラウド時代のタスク管理の技術」。
Kindle版を購入して今でも読み返しています。

 

タスクとプロジェクトを分けて考える

この著書にもあった「タスクとプロジェクトを分けて考える」ということを実践してみたら、非常に使いやすくなりました。

OmniFocusでプロジェクト管理

Taskec tasktook 2

プロジェクトと言っても、仕事のプロジェクトだけではなく、日々発生する事項を入れて仕分けする、GTDのベースのツールとなります。
デジタルツールのINBOXはOmniFocusになり、思いついたことはOmniFocusのINBOXに入れるようにしています。

iPhoneでは、速Reminder を使って、簡単にOmniFocusのINBOXに入力できるようにしています。

速Reminder
速Reminder (100円)
(2014.10.06時点)
posted with ポチレバ
OmniFocus 2 for iPhone
(2014.10.06時点)
posted with ポチレバ
OmniFocus 2
OmniFocus 2 (4,000円)
(2014.10.06時点)
posted with ポチレバ

 

Toodledoで日々のタスク管理

Taskec tasktook 3

OmniFocusに集まり整理されたものは、週次・日次レビューでToodledoへ落とし込んでいきます。
ここで@penchi なりに工夫しているのが下記の点。

  • タスクは直近、1週間程度までの管理とする
    タスク管理はあくまでも日々のチェック用なので、OmniFocusから落とし込むのは、せいぜい1週間先まで把握できる程度にします。
    週次レビューで1週間単位で見直すので、この程度の期間でも十分いけます。
  • ルーチンタスクは入れておく
    毎日・毎週・毎月など、定期的に発生するタスクは、Toodoledoに入れておきます。
    わかりきった定期的なタスクをあらかじめToodledoに入れておくことで、OminiFocusから移す手間も省けますし、Toodledoは繰り返し設定が細かくできるという利点を活用することができます。
Toodledo - To Do List
(2014.10.06時点)
posted with ポチレバ

 

タスク管理システム運用の流れ

発生したタスクや思いついたことは、MacやiPhone・iPadではOmniFocusへ入力。手書きではモレスキンやロディア等のメモを空き時間にOmniFocusへ入力します。

毎朝実施する日次レビューで、OmniFocusやモレスキンなどをチェックして、Toodledoに落とし込み、その日にすべきことをまとめます。

 

一見面倒なように感じますが、OmniFocusやモレスキンなどのツールをレビュー(見返す)ことができるので、チェック忘れがなく、メモ等も書いただけで放置されることなく、活用することができます。

@penchi は、今までより15分早く起きて、日次レビューをするようにしています。

 

このようなスタイルにしてから2ヶ月近くになりますが、これまでより見通しがよくなり、効率的に動けるようになったような気がします。

タスク管理システムは、仕事の内容や生活で千差万別、どれが正解ということはないですが、ひとつの運用方法として紹介させていただきました。

 

 - GTD , ,